Corespondenta economica
1) Noţiuni generale despre corespondenţă.
Noţiunea de corespondenţă semnifică schimbul de scrisori realizat de persoane fizice sau juridice cu scopul de a transmite un mesaj sau informaţie.
Corespondenţa realizată dintre 2 persoane fizice poate fi neoficială sau privată.
Corespondenţa oficială include scrisorile şi actele care servesc ca mijloc de legătură şi schimb de informaţie între persoanele juridice sau între cele fizice şi cele juridice. Corespondenţa oficială soluţionează probleme cu conţinut juridic, organizatoric, diplomatic, administrativ etc., în fiecare dintre ele prevalând caracterul economic al conţinutului, ca rezultat firesc al unei economii în continuă dezvoltare.
Corespondenţa economică cuprinde totalitatea scrisorilor dintre agenţii economici, cu scopul de promovare a schimbărilor sau a noutăţilor economice.
Ca disciplină de studiu, corespondenţa are drept scop însuşirea de către cei care îşi desfăşoară (sau îşi vor desfăşura) activitatea în administraţia publică sau în unităţile economice, a unor abilităţi de scriere corectă, de redactare a scrisorilor oficiale, ţinînd cont de principiile gramaticale şi stilistice, a metodelor şi formelor, pe a căror bază se redactează, se prezintă şi se folosesc scrisorile şi actele oficiale.
2) Obiectul de studiu al corespondenţei oficiale este totalitatea scrisorilor studiate în toate domeniile de activitate .
În conformitate cu domeniul pe care îl reflectă ea se divizează în coresopndenţă:
administrativă;
economică;
diplomatică;
juridică.
C.E. se împarte la rîndul ei în corespondenţa:
afacerilor;
bancară;
contabilă.
C. de afacere urmăreşte 3 scopuri de bază:
să transmită un mesaj de la expeditor la destinatar;
să-l determine pe destinatar să acţioneze;
să cîştige simpatia destinatarului faţă de expeditor şi întreprinderea pe care o reprezintă acesta.
Obiectele scrisorilor oficiale sunt variate, dar, în acelaşi timp, ele trebuie să fie întotdeauna clare, ca să provoace reacţia scontată a destinatarului faţă de modul sperat de autor. Spre exemplu:
iniţierea relaţiilor dintre persoanele fizice sau juridice;
stabilirea relaţiilor acestora în scopul rezolvării problemelor ce ţin de interesele proprii;
modificarea sau încetarea relaţiilor din anumite motive.
În funcţie de obiectivele generale sus-numite, se aleg obiectivele particulare, care indică ce se solicită unui partener concret, spre exemplu:
a informa sau a afla ceva;
a motiva sau a influenţa (manipula) ;
a fi de acord sau a respinge ceva;
a explica sau a rectifica ceva;
a admonesta sau a reclama pe cineva;
a cere scuze/a exprima regrete faţă de o situaţie;
a solicita sau a oferi ceva;
a face comandă, a cumpăra sau a apela la ceva;
a obţine un câştig cât mai mare sau a plăti puţin;
a face o invitaţie;
a accepta sau a refuza ceva;
a mulţumi cuiva pentru ceva;
a felicita sau a exprima condoleanţe cuiva.
3) Corespondenţa poate fi clasificată după următorii criterii:
după natura emitentului:
corespondenţa de afaceri privată (sau de afaceri personală) , întocmită de persoane fizice, care include solicitări de prospecte de vară, rezervarea unei camere de hotel, abonamente la ziar; scrisori de felicitare, scrisori de mulţumire, telegrame etc.;
corespondenţa oficială, întocmită de persoane juridice (cereri de ofertă, oferte, reclamaţii, somaţii, comenzi etc.) .
după modul de întocmire:
Documente tipizate, care sunt redactate pe formulare-tip şi conţin un text tipărit cu elemente de rigoare. Aici se includ şi unele documente economice tipizate. Redactarea lor se face prin completarea spaţiilor libere, a coloanelor cu datele sau textul cerut, ţinându-se cont de caracterul documentului şi de indicaţiile referitoare la completare.
documente netipizate sau întocmite în mod liber, la a căror dresare sunt aplicate anumite reguli de redactare. Acestea includ toate scrisorile de afaceri: cereri de ofertă, scrisori de ofertă, comenzi, reclamaţii, reclame, delegaţii, adeverinţe, ordine, contestaţii, procese-verbale etc.
în conformitate cu obiectul scrisorilor distingem:
corespondenţa de solicitare: demersul, comanda, cererea de ofertă;
corespondenţa de dispoziţie: decizia, ordinul, dispoziţia;
corespondenţa de informare: oferta, raportul, darea de seamă, referatul, avizul, referinţa;
corespondenţa de constatare: procesul-verbal, actul, minuta, încheierea;
corespondenţa însoţitoare de acte: scrisoarea de însoţire personalizată;
corespondenţa de reclamare: scrisorile de avertizare, reclamaţia;
corespondenţa doveditoare: adeverinţa, certificatul, delegaţia, chitanţa, procura.
din punctul de vedere al intenţiei, distingem:
corespondenţa de iniţiativă: cererea de ofertă, cererea oficială, reclama etc.;
corespondenţa de răspuns: cererea de ofertă bazată pe o ofertă, oferta având ca temei o cerere de ofertă, remedieri etc.;
corespondenţa de revenire: scrisorile de revenire, avertizările, reclamaţiile.
după natura exemplarelor sau a modului de întocmire:
originalul. Acesta este primul exemplar al documentului care se trimite destinatarului;
copia simplă, care se face cu indigo sau la computer, odată cu originalul. Copia se face cu scopul de a servi ca probă de control în cazul pierderii originalului. Ca şi originalul, ea este semnată şi confirmată cu amprenta sigiliului.
copia de pe original. Se deosebeşte de cea precedentă prin faptul că textul este copiat direct de pe original, având menţiunile „Copie” şi „Locul sigiliului”, care se notează cu abreviatura „L.S.”, şi “S-a semnat” – cu abreviatura “S.S.”. O astfel de copie este folosită drept mijloc de protejare a originalului. În unele cazuri, originalul se reconstituie pe baza copiei certificate.
duplicatul se eliberează în cazul pierderii originalului (de obicei, a unui act) . Procedura eliberării lui constă în:
anunţarea unităţii care a eliberat actul original pierdut;
publicarea în pagina unui monitor republican privind pierderea actului şi declararea nulă a acestuia;
eliberarea actului nou pe baza avizului publicat.
Actul nou eliberat are menţiunea „Duplicat” şi are aceeaşi valoare ca şi originalul.
extrasul este şi el o copie, dar numai a unei părţi dintr-un act de dimensiuni mari. Este valabil numai dacă a fost semnat şi certificat (în funcţie de scopul eliberării) cu ştampila unităţii.
după modul de transmitere:
corespondenţa obişnuită, care se expediază prin poştă sau prin curier;
corespondenţa telegrafică, transmisă prin telegraf, telegramă;
corespondenţa telex, transmisă şi recepţionată prin teleimprimator;
corespondenţa publicistică, publicată în mass-media.
după criteriile poştale sau regimul de circulaţie:
corespondenţa simplă;
corespondenţa cu indicaţii speciale (recomandat, expres, cu răspuns plătit, cu valoare declarată, cu confirmare de primire etc.) ;
corespondenţa cu regim special (secretă) .
4) Clasificarea corespondenţei oficiale după scop:
corespondenţa de solicitare: demersul, comanda, cererea de ofertă;
corespondenţa de dispoziţie: decizia, ordinul, dispoziţia;
corespondenţa de informare: oferta, raportul, darea de seamă, referatul, avizul, referinţa;
corespondenţa de constatare: procesul-verbal, actul, minuta, încheierea;
corespondenţa însoţitoare de acte: scrisoarea de însoţire personalizată;
corespondenţa de reclamare: scrisorile de avertizare, reclamaţia;
corespondenţa doveditoare: adeverinţa, certificatul, delegaţia, chitanţa, procura.
5) Corespondenţa prin scrisori:
Avantajele
scrisorile de afaceri oferă posibilitatea redactanţilor de a medita asupra conţinutului, de a selecta mijloacele de limbă, de a formula şi a structura corect gândurile, evitându-se, astfel, reacţiile pripite ale interlocutorilor, care pot deveni prejudicioase;
scrisorile permit realizarea contactului cu corespondenţii care nu dispun de suficient timp pentru întrevederi;
scrisorile originale, semnate de către emitent, au o putere de convingere mai mare decât convenţiile verbale sau decât textele scrise, transmise electronic;
scrisoarea originală îndeplineşte un rol nu numai economic, ci şi juridic, constituind elemente de înregistrare contabilă sau servind ca probă în justiţie;
scrisorile sunt cel mai confidenţial mijloc de transmitere a informaţiei;
scrisorile sunt un mijloc ieftin de transmitere a informaţiei;
pentru unii destinatari, scrisoarea este mijlocul principal de comunicare şi documentare (de exemplu, pentru majoritatea clienţilor particulari) , fiindcă nu au alte posibilităţi de recepţie, în afara cutiilor poştale şi, eventual, a faxului;
poate fi folosită ca doveditor în unele cazuri;
nu este nevoie de a efectua o deplasare pentru a transmite mesajul, informaţia.
Dezavantajele
intervalul de timp de la expediere pînă la primire este îndelungat;
nu poate fi observată reacţia destinatarului;
există un risc că scrisoarea v-a fi pierdută şi nu v-a ajunge la adresa destinatarului;
există un risc că nu v-a fi păstrată confidenţialitatea.
6) Structura scrisorii oficiale:
antetul:
denumirea oficială a întreprinderii,
statutul juridic,
domeniul de activitate,
adresa emitentului,
telefon, fax, e-mail,
persoana care se află în fruntea instituţiei sau întreprinderii,
ocazional- date bancare ale întreprinderii;
data şi numărul de înregistrare a scrisorii;
adresa destinatarului;
denumirea scrisorii;
obiectul scrisorii;
formula de apel sau adresare;
textul scrisorii;
formula de rămas-bun;
semnăturile şi ştampila;
referire la anexe, misiumi speciale.
7) Forma grafică şi estetică a scrisorii oficiale prevede următoarele aspecte:
alegerea hîrtiei(A4) , culoarea, calitatea;
respectarea cîmpurilor: sus şi stinga foii (2,5-3cm) , jos- 2cm, dreapta-1cm;
aranjarea elementelor scrisorii în pagină;
alegerea caracterelor (14,12px) ;
alegerea şi respectarea intervalului(1,5-1px) ;
folosirea mijloacelor de evidenţiere(subliniere, majuscule, bold, spaţierea literelor,…) ;
folosirea liniilor, punctelor, rambul,…, pentru enumerarea a careva clauze;
acurateţea.
8) Actul este orice scrisoare eliberată de către organele oficiale, care a fost întărită la notar.
9) Principiile de întocmire a corespondenţei oficiale sunt:
Claritatea în limbajul corespondenţial se realizează prin:
folosirea cuvintelor cu sens propriu;
expunerea logică a ideilor;
respectarea succesiunii ideilor;
evitarea echivocului;
împărţirea textelor în aliniate.
Precizia presupune o exprimare adecvată folosinduse doar cuvintele necesare pentru comunicarea respectivă, se realizează prin:
folosirea adecvată a termenilor;
utilizarea obligatorie a unităţilor de măsuri consacrate, cunoscute de toată lumea, evitînduse cele utilizate în trecut;
scrierea cu litere, alături de exprimarea cifrică, cînd e vorba de sume de bani.
Concizia se realizează prin:
expunerea ideilor într-o formă succintă,evitînduse frazele lungi, greoaie;
evitarea repetărilor de tot felul;
întocmirea construcţiilor perifrastice cu termeni de specializare adecvaţi.
Sobrietatea şi oficialitatea;
Politeţea şi demnitatea:
folosirea cuvintelor şi prenumelor ce exprimă politeţea;
evitarea cuvintelor care exprimă reproşul;
textul trebuie scris într-un ton eferent.
Naturaleţea şi simplitatea:
folosirea cuvintelor simple;
folosirea adecvată a neologismelor.
10) Particularităţile lexicale al corespondenţei oficiale:
folosirea termenologiei specifice:
termeni care reflectă domeniul, activitatea de secretariat,
termeni care reflectă activitatea economică, comercială,
termeni din domeniul financiar-bancar;
folosirea abrevierilor;
evitarea pînă la maximum a arhaismelor, regeonalismelor, jargoanelor;
folosirea adecvată a neologismelor;
folosirea adecvată a cuvintelor împrumutate.
Cele mai des se comit greşeli de ordin lexical la utilizarea: cuvintelor polisemantice, paronimelor, sinonimelor, expresiilor, calchierii nejustificate.
11) Particularităţile gramaticale:
utilizarea unor forme a pronumelor personale la persoana a II-a plural, îm loc de singular;
utilizarea pronumelor de politeţe în locul celor personale la persoana a II-a şi a III-a;
utilizarea în unile situaţii a formelor de prezent în locul celor de viitor;
evitarea formelor de imperativ sau înlocuirea lor cu forme de condiţional sau conjunctiv, excepţie face limbajul publicitar;
Particularităţi de ordin sintactico-stilistice:
folosirea lişeelor stilistice;
înlocuirea unei propoziţii subordonate cu părţi de propoziţii corespunzătoare;
utilizarea unor propoziţii simple;
ordinea corectă a părţilor de vorbire în frază;
utilizarea unor fraze lungi, dubioase, sub aspectul continutului;
utilizarea construcţiilor pleonastice;
utilizarea construcţiilor tautologice;
utilizarea unor construcţii sintactice care dau naştere la echivoc.
12) Greşeli de exprimare în corespondenţa oficială, calcolul lingvistic, pleonasmul, echivocul, etc.
Pleonasmul este o greşeală care constă în reluarea nejustificată a aceluiaşi sens într-un enunţ.
Tautologia constă în repetarea aceluiaşi cuvânt sau a unor cuvinte formate de la aceeaşi rădăcină.
Calchirea
Echivocul
13) Scrisorile circulare sunt scrisorile care au acelaşi conţinut şi sunt expediate concomitent mai multor destinatari. În funcţie de rolul pe care îl îndeplinesc, scrisorile circulare se clasifică în:
Scrisori elaborate de un organ ierarhic superior şi adresate subalternilor, pentru a transmite anumite decizii, dispoziţii, reguli de comportament sau pentru a comunica anumite schimbări de ordin general, survenite în activitatea unităţii în cauză. Acestea sunt dispoziţia, ordinul, decizia
Scrisori circulare de afaceri folosite în activitatea comercială, cu scopul de a motiva clientul, de a-l atrage, de a anunţa diferite schimbări de preţuri, de producţie, comerţ, transport etc. Acestea sunt aviyul şi scrisoarea publicitară.
Motive de elaborare:
pentru anunţarea deschiderii unei societăţi comerciale;
pentru a anunţa schimbarea proprietarului;
pentru anunţarea numirii unui reprezentant în străinătate;
anunţarea schimbării sediului social al firmei.
14) Cererea de ofertă este o scrisoare de iniţiativă prin intermediul căreia emitentul îşi manifestă dorinţa de a obţine o informaţie referitoare la produse, servicii, executarea unor lucrări, destinatarului.
Obiectul cererii de ofertă poate fi diferit:
informaţii generală asupra produsului, serviciului, prin solicitarea de eşantioane, pliante, prospecte, mostre, etc.;
informaţii detaliate asupra produsului, serviciului;
informaţii referitoare la condiţiile de livrare;
informaţii referitoare la condiţiile de reducere a preţului;
la reducere pe piaţă;
în unele cazuri se poate solicita produsul ca atare.
În funcţie de obiectul ei, cererea de ofertă poate fi:
generală- solicitantul se adresează concomitent mai multor ofertanţi;
special- solicitantul se adresează unui anumit ofertant.
În funcţie de text:
cu text desfăşurat:
descrierea obiectului sub aspectul calităţii, design, culoare,
referinţe la calitate,
referinţe la condiţiile de livrare,
referinţe la condiţiile de plată,
referinţe la condiţiile de transport,
referinţe la condiţiile speciale.
cu text succint: prin aceasta emitentul solicită materiale documentare, din care urmează să se informeze desinestătător.
Cererea de ofertă are următoarea structură:
antetul;
data şi numărul scrisorii;
adresa destinatarului;
denumirea scrisorii (neobligatorie) ;
obiectul scrisorii;
formula de apel;
textul scrisorii
introducerea;
conţinutul:
descrierea sub aspectul calităţii a produsului sau a serviciului;
referinţe la calitate,
referinţe la condiţiile de livrare,
referinţe la condiţiile de plată,
referinţe la condiţiile de transport,
referinţe la condiţiile speciale.
formula de încheiere;
formula de rămas-bun;
funcţia, semnul, ştampila emitentului.
Cerinţele unei cereri de ofertă:
scopul- bine definit;
scopul fundamental este de a obţine informaţii;
text clar, concis, precis;
tonul textului trebuie să denote politeţea.
15) Scrisoarea publicitară este o formă de stabilire a relaţiilor dintre un producător şi public. Principiile de întocmire a scrisorii publicitare sunt:
aspectul plăcut şi atractiv;
uneori este însoţit de imagini;
între imagine şi text trebuie să fie o concordanţă;
să fie sugestivă;
titlul, dacă există, trebuie să fie şocant;
textul scris în stil familiar, concis;
utilizarea prenumelor personale la persoanaII predomină;
sunt utilizate formele de imperativ;
sunt folosite întrebări retorice;
sunt utilizate imagini artistice;
17) Formula AIDA (Atenţie, Interes, Dorinţă, Acţiune.) Altfel spus, o bună scrisoare de vânzare trebuie:
să câştige atenţia cititorului;
printr-un apel la interesul lui personal,
printr-o ştire de senzaţie de ultima oră;
să-i trezească şi să-i capteze interesul;
aici se răspunde concret şi satisfăcător la întrebările: Ce este aceasta?, cum îi poate fi de folos? Şi de ce şi-ar pierde timpul citind-o?;
să-i aprindă dorinţa pentru ceea ce-i propune scrisoarea;
sublinierea avantajului pe care îl aduce clientului produsul/serviciul, ce înseamnă produsul pentru el, pentru afacerea lui, pentru familia sau viaţa lui personală.
să-l îndemne la acţiune în direcţia sugerată de scrisoare.
18) Comanda este actul economic şi juridic demarat de către consumator cu scopul furnizării unei mărfi sau executării unui serviciu, specificându-se cantitatea, calitatea (sau alte caracteristici ale bunului sau serviciului) , condiţiile de plată, termenul de livrare, modul de efectuare a plăţii etc. Comanda trebuie să cuprindă toate datele necesare furnizorului pentru executarea ei: să aibă un termen de valabilitate, să poarte semnăturile celor care pot angaja unitatea ş.a.
Comanda are următoarea structură:
antetul;
data şi numărul scrisorii;
adresa destinatarului;
denumirea scrisorii (neobligatorie) ;
obiectul scrisorii;
formula de apel;
textul scrisorii
introducerea;
conţinutul:
cantitatea, exprimată în număr;
descrierea exactă a produsului;
preţul unitar al fiecărui articol şi suma totală a comenzii;
locul şi modul de livrare cu datele complete.
formula de încheiere;
formula de rămas-bun;
funcţia, semnul, ştampila emitentului.
Tipurile de comenzi:
Comanda fermă este similară cu încheierea unui contract şi ţine locul acestui act. Ea trebuie să repete, în mod obligatoriu, toate condiţiile de ofertă sau pe cele negociate anticipat cu furnizorul şi anume:
obiectul comenzii, cu descrierea sa detaliată şi exactă;
cantitatea/numărul produselor;
calitatea dorită;
ambalajul şi marcajul dorit;
preţul unitar sau/şi total;
condiţiile de livrare conform regulilor;
locul şi data livrării/recepţiei;
condiţiile de plată;
modalitatea de transport şi documentele de transport;
termenul de livrare;
alte instrucţii şi precizări.
Comanda de probă se scrie cu scopul solicitării unei mărfi pentru a fi testată. Cumpărătorul are dreptul să returneze marfa pe propria cheltuială, dacă aceasta nu-l satisface. Într-o astfel de comandă, solicitantul va lua în considerare, totodată, condiţiile ofertantului, menţionându-le în scrisoare:
termenul de reţinere a produsului;
cauzele/condiţiile returnării produsului;
modul şi condiţiile de plată pentru produs;
modalitatea de transportare etc.
În comenzile de modificare, solicitantul cere modificarea unora din condiţiile de ofertă. În acest caz, este necesară confirmarea de acceptare integrală, care trebuie să fie expediată de furnizor în cel mai scurt timp.
În comanda repetată se solicită mărfuri sau servicii identice cu cele din comanda fermă sau din cea precedentă; se specifică numărul acesteia. În ea solicitantul mai poate atenţiona furnizorul, cerându-i să respecte unele condiţii ori clauze prevăzute în contract sau în comanda fermă (dacă e cazul) .
19) Scrisoarea în legătură cu executarea comenzii.
Indiferent de care este situaţia furnizorul poate sau nu poate executa comanda, el este obligat să răspundă la scrisoarea de comandă printr-o altă scrisoare. În legătură cu executarea comenzii există mai multe tipuri de scrisori:
de confirmare:
integrală,
parţială,
de refuz;
de amînare (scrisă de furnizor) ;
de anulare (scrisă de client)
20) Reclamaţia este o scrisoare prin care emitentul îşi exprimă nemulţumirea în legătură cu unele lipsuri, deficienţe în ceea ce priveşte îndeplinirea obligaţiunilor de către partenerii de afacere. Ea prezintă o modalitate de soluţionare a litigiului apărut între partenerii de afacere. Poate fi scrisa de clien, furnizor, producător.
Motivele unei reclamaţii pot fi diferite:
calitatea nesatisfăcătoare a produsului, serviciului;
neconformitatea mărfurilor contractate cu cele livrate;
deteriorarea unor produse;
cantitatea insuficientă;
nerespectarea termenului de livrare;
nerespectarea ambalajelor;
pagube şi pierderile provocate de timpul transportării;
erori privind preţul, factura, neachitarea notei de plată, etc.
Tipurile de reclamaţii:
reclamaţii din partea clientului;
reclamaţii din partea furnizorilor, producătorilor:
somaţia I;
somaţia II;
somaţia III.
21) Somaţia este reclamaţia furnizorului, o scrisoare oficială prin intermediul căreie furnizorul îi cere clientului îndeplinirea obligaţiunilor pe care şi le-a angajat faţă de el.
22) Scrisoarea de remediere este o scrisoare de răspuns la reclamaţie, prin care emitentul, responsabil pentru dilemele cauzate, dea nişte explicaţii
23) În relaţiile de afaceri atît furnizorul cît şi beneficiarul de produse sau servicii, au nevoie de materiale documentare de informaţii unul despre celălat. Referitor la produsele, serviciile pe care le poate oferi o întreprindere, informaţia se adună din sursele interne ale întreprinderii şi externe, prin intermediul: solicitărlori de referinţe, cererilor de ofertă prin care se solicită eşantioane, prospecte etc
Drept surse de informare din interior pot servi:
informaţii despre tipurile de produse, servicii oferite;
informaţii despre calitatea şi preţurile acestora, extrase din pliante, cataloage, liste de preţuri, ş.a., care pot fi puse la îndemîna solicitantului de către firmă, precum şi din rapoartele privind desfacerea mărfurilor.
Drept surse de informare din exterior pot servi:
date statistice oficiale;
informaţii parvenite din publicaţiile unităţii;
de la partenerii de afaceri actuali sau anteriori ai întreprinderii respective.
Solicitarea de referinţe este o scrisoare personală adresată unui destinatar concret, fiind constituită din aşa elemente cum sunt.
antetul;
data şi numărul scrisorii;
ocazional deasupra adresei destinatarului se plasează menţiunile: „Confidenţial”, „Strict confidenţial”;
adresa destinatarului;
formula completă de adresare: cu titlurile şi numele adresantului;
textul scrisorii
motivarea solicitării informaţiilor despre firmă: menţiunea asupra unităţii economice despre care se cer referinţe (denumirea sau anexa unui document/scrisoare privind unitatea în cauză; scopul întreprinderii care solicită) ;
temeiul menţiunii (a desfăşurat afaceri mulţi ani cu unitatea în cauză, o cunoaşte din anumite situaţii etc.) ;
solicitarea informaţiilor asupra societăţii / firmei respective (despre cifra de afaceri, starea financiară, capacitatea de plată, reputaţia, solvabilitatea, practicile comerciale etc.) ;
asigurarea confidenţialităţii informaţiilor.
formula de salut / de mulţumire;
semnul emitentului;
menţiuni speciale.
Solicitarea de referinţă poate fi adresată unor agenţii de informare specializate, unor firme citate drept surse de informare de către potenţialul partener.
Scrisoarea de răspuns la solicitarea de referinţe poate cuprinde referiri la starea financiară a unei companii sau anunţă expedierea materialului solicitat. În funcţie de gradul de onorabilitate a unităţii economice respective, răspunsul poate fi: favorabil (pentru firma care se bucură de o reputaţie bună în domeniul comercial) ; evaziv (când solvabilitatea firmei este dubioasă sau situaţia economică creată îi limitează posibilităţile de activitate) ; defavorabil (când firma în cauză a adus prejudicii cuiva în timpul desfăşurării relaţiilor comerciale) ; total nefavorabil (când competenţa şi onorabilitatea firmei respective sunt foarte proaste, iar activitatea ei a avut un declin rapid) .
Scrisoarea de răspuns trebuie redactată cât mai scurt, relansându-se numai informaţii adevărate şi verificabile. Pot fi utilizate date statistice referitoare la activitatea firmei, la constituirea ei, la numărul de angajaţi, la evoluţia acesteia în ultimii 2-3 ani (cifra de afaceri, câştigul) , la capacitatea de plată, modul de solvabilitate, la onorabilitatea şi competenţa angajaţilor etc.
Textul scrisorii trebuie să conţină cel mult 3-4 paragrafe:
referirea la scrisoarea destinatarului;
prezentarea datelor şi a informaţiilor solicitate despre unitatea respectivă;
expunerea părerii afirmative sau defavorabile privind eficacitatea relaţiilor cu firma în cauză;
formula de încheiere.
Notă: Atunci când scrisoarea este confidenţială, numele firmei nu se indică în textul scrisorii, ci pe o foaie anexată. Scopul acestei tratări este de a nu divulga numele ei, dacă scrisoarea ar putea fi citită şi de altcineva.
24) Contractul este un acord (act, înscris, convenţie) , ca urmare a înţelegerii între două sau mai multe persoane (fizice sau juridice) , pentru crearea, modificarea sau stingerea unor drepturi şi obligaţii în relaţiile dintre ele.
Un contract se consideră încheiat dacă toate părţile au ajuns la un acord privind clauzele esenţiale ale lui. Persoana care încheie un contract se numeşte contractat.
Contractul poate fi modificat sau reziliat numai în conformitate cu clauzele lui sau prin acordul părţilor.
Conţinutul unui contract comercial trebuie să cuprindă:
Denumirea mărfii;
Cantitatea mărfii;
Calitatea mărfii;
Tipul şi preţul ambalajului;
Marcarea ambalajului;
Clauze privind stabilirea preţului în contracte;
Clauze privind condiţiile de livrare şi de plată;
Clauze privind termenul de livrare şi condiţiile de plată.
Structura contractului:
Titlul contractului:
Specificarea locului de încheiere şi data:
Numele şi prenumele Beneficiarului, precedat (în cele mai dese cazuri) de cuvântul „subsemnatul”/„subsemnaţii”; actul invocat, numele şi prenumele executantului:
Domiciliul, seria şi nr. buletinului de identitate, locul şi data naşterii:
Obligaţiile executantului (prin enumerare) :
Stipularea termenului de executare a lucrărilor:
Indicarea obligaţiilor beneficiarului:
Clauza ce specifică drepturile Beneficiarului în caz de nerespectare de către Executant:
a termenului de executare;
a calităţilor respective a lucrărilor
Semnăturile şi adresele părţilor
În funcţie de obiectul operaţiunii comerciale, contractele pot fi: De arendă; de împrumut; de vînzare-cumpărare; de antrepriză; de recesiune; de executare de lucrări, de depozit, de reprezentare comercială, de transport, de expediţii internaţionale, de turism etc.
Clauza condiţii de livrare presupune următoarele obligaţiuni:
obligaţia vânzătorului de a livra şi pe cea a cumpărătorului de a prelua şi a plăti marfa;
modul de suportare a cheltuielilor de ambalare care revin, în cele mai dese cazuri, vânzătorului, cu excepţia cazului în care mărfurile se livrează neambalate;
obligaţia vânzătorului de a efectua toate operaţiile aferente controlului calitativ şi cantitativ (şi a suporta cheltuielile) , în scopul de a pune marfa la dispoziţia cumpărătorului conform condiţiilor contractuale;
stabilirea locului de trecere a cheltuielilor şi, respectiv, a riscurilor de la vânzător la cumpărător;
obligaţia vânzătorului de a-l aviza pe cumpărător că marfa a fost pusă la dispoziţia acestuia. În cazul în care angajarea mijlocului de transport îi revine cumpărătorului, acesta este obligat de a-l aviza pe vânzător asupra condiţiilor în care marfa urmează să fie predată persoanei desemnate;
obţinerea documentelor legate de livrare şi a altor documente aferente transportului: autorizaţie, certificat de origine, factură etc.;
organizarea vămuirii şi plata taxelor vamale.
Clauzele privind condiţiile de plată se vor referi la determinarea:
locului de plată;
termenului de decontare a preţului;
modalităţilor de plată;
monedei în care se va efectua plata;
garanţiei oferite de cumpărător;
documentelor ce atestă livrarea mărfii.
25) C.V-ul: este o scrisoare cu destinaţie specială care conţine informaţii referitor la nume, prenume, data şi locul naşterii, adresa domiciliului, na-ionalitatea, starea civilă, studiile şi experienţa de lucru.
Starea civilă, numele şi prenumele, adresa. numărul de telefon, data naşterii, naţionalitatea şi cetăţenia, situaţia familială, serviciul militar / situaţia militară, studii, formare profesională, experienţă profesională, limbi străine, abilităţi, activităţi extraprofesionale, preferinţe.
Cererea
Procesul verbal
26) Termenologia utilizată în C.de af.
27) Redactarea scrisorii de afaceri
28) Redactarea enunţurilor cu greşeli de exprimare
Continuare> Tema ? > 31/01/2011
Minuta – este un document în care sunt consemnate hotărîri luate în cadrul unei consfătuiri, al unei întîlniri de lucru, unor tratative, etc. Se redactează în scris și se semnează de către o persoană sau un colectiv special desemnat. El se aseamănă cu procesul-verbal dar se deosebește prin: deosebirile față de proces-verbal:
constatările făcute printr-o minută cuprind o situație la un moment dat cu o propunere sau o acțiune întreprinsă;
minuta are un caracter intermediar de trecere de la o constatare la alta, de la o etapă la alta;
are un caracter parțial ce urmează a fi întregit ulterior prin completări.
Minuta este folosită în unitățile social-economice pentru rezolvarea problemelor în următoarele situații:
ca document preliminar de înțelefer relegere între delegațiile unităților, încercarea acestora de a rezolva probleme de in
în scopul de a constata discuțiile și înțelegerile dintre delegațiile unităților cu ocazia încheierii unui contract econimic
ca document încheiat la recepționarea parțială a unor lucrări sau servicii.
Încheierea este un act oficial în care se consemnează hotărîrile finale luate în cadrul ședinței cu ocazia unei constatări. Încheierea notarială este forma procedurală întocmită de către notar în care se constată efectuarea actelor notariale și încheierea judecătorească este întocmită de către organele justiției.
Referatul este un document care reflectă în rezumat informațiile de bază ale unor documente primare , lucrare curentă – în care sunt przentate date curente, date și aprecieri în legătură cu o anumită problemă, precum și propuneri de modificare a situației existente. Este specific corespondenții interne. Activitatea de cercetare științifică și informațională, referatul ca document secundar științific reflectă tematica documentului primar la care se referă metodele, premisiile teoretice de bază și obiectivele cercetării. Pot cuprinde scheme, grafice și tabele. Prin referate se propun soluții tehnice și organizatorice în vederea optimizării muncii.
Elementele obligatorii ale referatului sunt:
titlul
numărul și data
numele și calitatea celui care întocmește referatul
propunerile
formula de încheiere
semnătura precedată de funcția celui care întocmește.
Raportul cuprinde o expunere de regulă în scris cu privire la îndeplinirea unei sarcini sau atribuții de serviciu, semnalarea unor stări de lucru, prezentarea situații activității într-un compartiment de muncă. Constatările concrete pe marginea problemelor abordate se prezintă în aliniate separate și numerotate, nu necesită în mod obligatoriu un răspuns sau o aprobare.
Raportul de control – reflectă rezultatele controlului de recepție ale cărui date sunt folosite la informarea compartimmetntel interesate și a furnizorului. Elementele obligatorii ale unui raport: titlul raport urmată de obiectul controlului și perioada în care a avut loc acesta;
numele și calitatea persoanei care au efectuat controlul, actul normativ , ordinul, delegația pe baza căruia a fost efectuat controlul, numele și calitatea persoanei care a semnat documentul (ordinul sau dispoziția) pentru efectuarea controlului
constatările pe marginea problemelor prezentate
propunerile urmînd aceeași ordine ca și constatările
formula de încheiere și semnăturile
Darea de seamă – documentul care cupriunde expunerea și analiza activității sunt unități economico-sociale, întreprinderi, organizații obștești, organ de conducere colectivă într-o anumită perioadă. Darea de seamă este prezentată de către conducere în fața colectivului de salariați sau de acționari în adunarea generală, în ședința de analiza a muncii sau ședința lunară, trimestrială, anuală. Se întocmește pe baza rapoartelor de activitate prezentate de compartimentele subordonate și a informațiilor organelor de conducere. Prezentarea se face în spirit analitic confruntîndu-se sarcinile prezentate în planul de activitate cu datele concrete ale realizărilor obținute. Se analizează atent lipsele și cauzele acestora, greutățile întîmpinate și se fixează sarcini concrete pentru etapa următoare. În adunarea generală după citirea dării de seamă se fac completări. Principalele tipuri de dări de seamă ăntocmite de către ăntreprindere sunt:
darea de seamă anuală – un ansamblu de dări de seamă statistice și contabile care reflectă îndeplinirea planului anual de activitate a întreprinderii, care caracterizează printr-un număr de indicatori activitatea economico-socială desfășurată.
darea de seamă contabilă – este lucrarea contabilă de sinteză întocmită periodic de către întreprindere
darea de seamă statistică – document oficial întocmit într-o formă tipizată pe baza documentației primare a evidenței contabile, prin care unitățile raportează periodic indicatorii privind îndeplinirea sarcinilor de plan.
Darea de seamă cuprinde:
titlu darea de seamă șși se specifică a cui activitate se prezintă
perioada
introducerea
obiectivele conform planului de activitate
analiza activității pe perioada dată
realizările
lipsurile și cauzele lor
concluziile și propunerile.
Darea de seamă poate fi internă(cuprinde analiza activității proprii pe o anumită perioadă) și externă (care cuprinde centralizarea datelor unităților subordonate).
Noţiunea de corespondenţă semnifică schimbul de scrisori realizat de persoane fizice sau juridice cu scopul de a transmite un mesaj sau informaţie.
Corespondenţa realizată dintre 2 persoane fizice poate fi neoficială sau privată.
Corespondenţa oficială include scrisorile şi actele care servesc ca mijloc de legătură şi schimb de informaţie între persoanele juridice sau între cele fizice şi cele juridice. Corespondenţa oficială soluţionează probleme cu conţinut juridic, organizatoric, diplomatic, administrativ etc., în fiecare dintre ele prevalând caracterul economic al conţinutului, ca rezultat firesc al unei economii în continuă dezvoltare.
Corespondenţa economică cuprinde totalitatea scrisorilor dintre agenţii economici, cu scopul de promovare a schimbărilor sau a noutăţilor economice.
Ca disciplină de studiu, corespondenţa are drept scop însuşirea de către cei care îşi desfăşoară (sau îşi vor desfăşura) activitatea în administraţia publică sau în unităţile economice, a unor abilităţi de scriere corectă, de redactare a scrisorilor oficiale, ţinînd cont de principiile gramaticale şi stilistice, a metodelor şi formelor, pe a căror bază se redactează, se prezintă şi se folosesc scrisorile şi actele oficiale.
2) Obiectul de studiu al corespondenţei oficiale este totalitatea scrisorilor studiate în toate domeniile de activitate .
În conformitate cu domeniul pe care îl reflectă ea se divizează în coresopndenţă:
administrativă;
economică;
diplomatică;
juridică.
C.E. se împarte la rîndul ei în corespondenţa:
afacerilor;
bancară;
contabilă.
C. de afacere urmăreşte 3 scopuri de bază:
să transmită un mesaj de la expeditor la destinatar;
să-l determine pe destinatar să acţioneze;
să cîştige simpatia destinatarului faţă de expeditor şi întreprinderea pe care o reprezintă acesta.
Obiectele scrisorilor oficiale sunt variate, dar, în acelaşi timp, ele trebuie să fie întotdeauna clare, ca să provoace reacţia scontată a destinatarului faţă de modul sperat de autor. Spre exemplu:
iniţierea relaţiilor dintre persoanele fizice sau juridice;
stabilirea relaţiilor acestora în scopul rezolvării problemelor ce ţin de interesele proprii;
modificarea sau încetarea relaţiilor din anumite motive.
În funcţie de obiectivele generale sus-numite, se aleg obiectivele particulare, care indică ce se solicită unui partener concret, spre exemplu:
a informa sau a afla ceva;
a motiva sau a influenţa (manipula) ;
a fi de acord sau a respinge ceva;
a explica sau a rectifica ceva;
a admonesta sau a reclama pe cineva;
a cere scuze/a exprima regrete faţă de o situaţie;
a solicita sau a oferi ceva;
a face comandă, a cumpăra sau a apela la ceva;
a obţine un câştig cât mai mare sau a plăti puţin;
a face o invitaţie;
a accepta sau a refuza ceva;
a mulţumi cuiva pentru ceva;
a felicita sau a exprima condoleanţe cuiva.
3) Corespondenţa poate fi clasificată după următorii criterii:
după natura emitentului:
corespondenţa de afaceri privată (sau de afaceri personală) , întocmită de persoane fizice, care include solicitări de prospecte de vară, rezervarea unei camere de hotel, abonamente la ziar; scrisori de felicitare, scrisori de mulţumire, telegrame etc.;
corespondenţa oficială, întocmită de persoane juridice (cereri de ofertă, oferte, reclamaţii, somaţii, comenzi etc.) .
după modul de întocmire:
Documente tipizate, care sunt redactate pe formulare-tip şi conţin un text tipărit cu elemente de rigoare. Aici se includ şi unele documente economice tipizate. Redactarea lor se face prin completarea spaţiilor libere, a coloanelor cu datele sau textul cerut, ţinându-se cont de caracterul documentului şi de indicaţiile referitoare la completare.
documente netipizate sau întocmite în mod liber, la a căror dresare sunt aplicate anumite reguli de redactare. Acestea includ toate scrisorile de afaceri: cereri de ofertă, scrisori de ofertă, comenzi, reclamaţii, reclame, delegaţii, adeverinţe, ordine, contestaţii, procese-verbale etc.
în conformitate cu obiectul scrisorilor distingem:
corespondenţa de solicitare: demersul, comanda, cererea de ofertă;
corespondenţa de dispoziţie: decizia, ordinul, dispoziţia;
corespondenţa de informare: oferta, raportul, darea de seamă, referatul, avizul, referinţa;
corespondenţa de constatare: procesul-verbal, actul, minuta, încheierea;
corespondenţa însoţitoare de acte: scrisoarea de însoţire personalizată;
corespondenţa de reclamare: scrisorile de avertizare, reclamaţia;
corespondenţa doveditoare: adeverinţa, certificatul, delegaţia, chitanţa, procura.
din punctul de vedere al intenţiei, distingem:
corespondenţa de iniţiativă: cererea de ofertă, cererea oficială, reclama etc.;
corespondenţa de răspuns: cererea de ofertă bazată pe o ofertă, oferta având ca temei o cerere de ofertă, remedieri etc.;
corespondenţa de revenire: scrisorile de revenire, avertizările, reclamaţiile.
după natura exemplarelor sau a modului de întocmire:
originalul. Acesta este primul exemplar al documentului care se trimite destinatarului;
copia simplă, care se face cu indigo sau la computer, odată cu originalul. Copia se face cu scopul de a servi ca probă de control în cazul pierderii originalului. Ca şi originalul, ea este semnată şi confirmată cu amprenta sigiliului.
copia de pe original. Se deosebeşte de cea precedentă prin faptul că textul este copiat direct de pe original, având menţiunile „Copie” şi „Locul sigiliului”, care se notează cu abreviatura „L.S.”, şi “S-a semnat” – cu abreviatura “S.S.”. O astfel de copie este folosită drept mijloc de protejare a originalului. În unele cazuri, originalul se reconstituie pe baza copiei certificate.
duplicatul se eliberează în cazul pierderii originalului (de obicei, a unui act) . Procedura eliberării lui constă în:
anunţarea unităţii care a eliberat actul original pierdut;
publicarea în pagina unui monitor republican privind pierderea actului şi declararea nulă a acestuia;
eliberarea actului nou pe baza avizului publicat.
Actul nou eliberat are menţiunea „Duplicat” şi are aceeaşi valoare ca şi originalul.
extrasul este şi el o copie, dar numai a unei părţi dintr-un act de dimensiuni mari. Este valabil numai dacă a fost semnat şi certificat (în funcţie de scopul eliberării) cu ştampila unităţii.
după modul de transmitere:
corespondenţa obişnuită, care se expediază prin poştă sau prin curier;
corespondenţa telegrafică, transmisă prin telegraf, telegramă;
corespondenţa telex, transmisă şi recepţionată prin teleimprimator;
corespondenţa publicistică, publicată în mass-media.
după criteriile poştale sau regimul de circulaţie:
corespondenţa simplă;
corespondenţa cu indicaţii speciale (recomandat, expres, cu răspuns plătit, cu valoare declarată, cu confirmare de primire etc.) ;
corespondenţa cu regim special (secretă) .
4) Clasificarea corespondenţei oficiale după scop:
corespondenţa de solicitare: demersul, comanda, cererea de ofertă;
corespondenţa de dispoziţie: decizia, ordinul, dispoziţia;
corespondenţa de informare: oferta, raportul, darea de seamă, referatul, avizul, referinţa;
corespondenţa de constatare: procesul-verbal, actul, minuta, încheierea;
corespondenţa însoţitoare de acte: scrisoarea de însoţire personalizată;
corespondenţa de reclamare: scrisorile de avertizare, reclamaţia;
corespondenţa doveditoare: adeverinţa, certificatul, delegaţia, chitanţa, procura.
5) Corespondenţa prin scrisori:
Avantajele
scrisorile de afaceri oferă posibilitatea redactanţilor de a medita asupra conţinutului, de a selecta mijloacele de limbă, de a formula şi a structura corect gândurile, evitându-se, astfel, reacţiile pripite ale interlocutorilor, care pot deveni prejudicioase;
scrisorile permit realizarea contactului cu corespondenţii care nu dispun de suficient timp pentru întrevederi;
scrisorile originale, semnate de către emitent, au o putere de convingere mai mare decât convenţiile verbale sau decât textele scrise, transmise electronic;
scrisoarea originală îndeplineşte un rol nu numai economic, ci şi juridic, constituind elemente de înregistrare contabilă sau servind ca probă în justiţie;
scrisorile sunt cel mai confidenţial mijloc de transmitere a informaţiei;
scrisorile sunt un mijloc ieftin de transmitere a informaţiei;
pentru unii destinatari, scrisoarea este mijlocul principal de comunicare şi documentare (de exemplu, pentru majoritatea clienţilor particulari) , fiindcă nu au alte posibilităţi de recepţie, în afara cutiilor poştale şi, eventual, a faxului;
poate fi folosită ca doveditor în unele cazuri;
nu este nevoie de a efectua o deplasare pentru a transmite mesajul, informaţia.
Dezavantajele
intervalul de timp de la expediere pînă la primire este îndelungat;
nu poate fi observată reacţia destinatarului;
există un risc că scrisoarea v-a fi pierdută şi nu v-a ajunge la adresa destinatarului;
există un risc că nu v-a fi păstrată confidenţialitatea.
6) Structura scrisorii oficiale:
antetul:
denumirea oficială a întreprinderii,
statutul juridic,
domeniul de activitate,
adresa emitentului,
telefon, fax, e-mail,
persoana care se află în fruntea instituţiei sau întreprinderii,
ocazional- date bancare ale întreprinderii;
data şi numărul de înregistrare a scrisorii;
adresa destinatarului;
denumirea scrisorii;
obiectul scrisorii;
formula de apel sau adresare;
textul scrisorii;
formula de rămas-bun;
semnăturile şi ştampila;
referire la anexe, misiumi speciale.
7) Forma grafică şi estetică a scrisorii oficiale prevede următoarele aspecte:
alegerea hîrtiei(A4) , culoarea, calitatea;
respectarea cîmpurilor: sus şi stinga foii (2,5-3cm) , jos- 2cm, dreapta-1cm;
aranjarea elementelor scrisorii în pagină;
alegerea caracterelor (14,12px) ;
alegerea şi respectarea intervalului(1,5-1px) ;
folosirea mijloacelor de evidenţiere(subliniere, majuscule, bold, spaţierea literelor,…) ;
folosirea liniilor, punctelor, rambul,…, pentru enumerarea a careva clauze;
acurateţea.
8) Actul este orice scrisoare eliberată de către organele oficiale, care a fost întărită la notar.
9) Principiile de întocmire a corespondenţei oficiale sunt:
Claritatea în limbajul corespondenţial se realizează prin:
folosirea cuvintelor cu sens propriu;
expunerea logică a ideilor;
respectarea succesiunii ideilor;
evitarea echivocului;
împărţirea textelor în aliniate.
Precizia presupune o exprimare adecvată folosinduse doar cuvintele necesare pentru comunicarea respectivă, se realizează prin:
folosirea adecvată a termenilor;
utilizarea obligatorie a unităţilor de măsuri consacrate, cunoscute de toată lumea, evitînduse cele utilizate în trecut;
scrierea cu litere, alături de exprimarea cifrică, cînd e vorba de sume de bani.
Concizia se realizează prin:
expunerea ideilor într-o formă succintă,evitînduse frazele lungi, greoaie;
evitarea repetărilor de tot felul;
întocmirea construcţiilor perifrastice cu termeni de specializare adecvaţi.
Sobrietatea şi oficialitatea;
Politeţea şi demnitatea:
folosirea cuvintelor şi prenumelor ce exprimă politeţea;
evitarea cuvintelor care exprimă reproşul;
textul trebuie scris într-un ton eferent.
Naturaleţea şi simplitatea:
folosirea cuvintelor simple;
folosirea adecvată a neologismelor.
10) Particularităţile lexicale al corespondenţei oficiale:
folosirea termenologiei specifice:
termeni care reflectă domeniul, activitatea de secretariat,
termeni care reflectă activitatea economică, comercială,
termeni din domeniul financiar-bancar;
folosirea abrevierilor;
evitarea pînă la maximum a arhaismelor, regeonalismelor, jargoanelor;
folosirea adecvată a neologismelor;
folosirea adecvată a cuvintelor împrumutate.
Cele mai des se comit greşeli de ordin lexical la utilizarea: cuvintelor polisemantice, paronimelor, sinonimelor, expresiilor, calchierii nejustificate.
11) Particularităţile gramaticale:
utilizarea unor forme a pronumelor personale la persoana a II-a plural, îm loc de singular;
utilizarea pronumelor de politeţe în locul celor personale la persoana a II-a şi a III-a;
utilizarea în unile situaţii a formelor de prezent în locul celor de viitor;
evitarea formelor de imperativ sau înlocuirea lor cu forme de condiţional sau conjunctiv, excepţie face limbajul publicitar;
Particularităţi de ordin sintactico-stilistice:
folosirea lişeelor stilistice;
înlocuirea unei propoziţii subordonate cu părţi de propoziţii corespunzătoare;
utilizarea unor propoziţii simple;
ordinea corectă a părţilor de vorbire în frază;
utilizarea unor fraze lungi, dubioase, sub aspectul continutului;
utilizarea construcţiilor pleonastice;
utilizarea construcţiilor tautologice;
utilizarea unor construcţii sintactice care dau naştere la echivoc.
12) Greşeli de exprimare în corespondenţa oficială, calcolul lingvistic, pleonasmul, echivocul, etc.
Pleonasmul este o greşeală care constă în reluarea nejustificată a aceluiaşi sens într-un enunţ.
Tautologia constă în repetarea aceluiaşi cuvânt sau a unor cuvinte formate de la aceeaşi rădăcină.
Calchirea
Echivocul
13) Scrisorile circulare sunt scrisorile care au acelaşi conţinut şi sunt expediate concomitent mai multor destinatari. În funcţie de rolul pe care îl îndeplinesc, scrisorile circulare se clasifică în:
Scrisori elaborate de un organ ierarhic superior şi adresate subalternilor, pentru a transmite anumite decizii, dispoziţii, reguli de comportament sau pentru a comunica anumite schimbări de ordin general, survenite în activitatea unităţii în cauză. Acestea sunt dispoziţia, ordinul, decizia
Scrisori circulare de afaceri folosite în activitatea comercială, cu scopul de a motiva clientul, de a-l atrage, de a anunţa diferite schimbări de preţuri, de producţie, comerţ, transport etc. Acestea sunt aviyul şi scrisoarea publicitară.
Motive de elaborare:
pentru anunţarea deschiderii unei societăţi comerciale;
pentru a anunţa schimbarea proprietarului;
pentru anunţarea numirii unui reprezentant în străinătate;
anunţarea schimbării sediului social al firmei.
14) Cererea de ofertă este o scrisoare de iniţiativă prin intermediul căreia emitentul îşi manifestă dorinţa de a obţine o informaţie referitoare la produse, servicii, executarea unor lucrări, destinatarului.
Obiectul cererii de ofertă poate fi diferit:
informaţii generală asupra produsului, serviciului, prin solicitarea de eşantioane, pliante, prospecte, mostre, etc.;
informaţii detaliate asupra produsului, serviciului;
informaţii referitoare la condiţiile de livrare;
informaţii referitoare la condiţiile de reducere a preţului;
la reducere pe piaţă;
în unele cazuri se poate solicita produsul ca atare.
În funcţie de obiectul ei, cererea de ofertă poate fi:
generală- solicitantul se adresează concomitent mai multor ofertanţi;
special- solicitantul se adresează unui anumit ofertant.
În funcţie de text:
cu text desfăşurat:
descrierea obiectului sub aspectul calităţii, design, culoare,
referinţe la calitate,
referinţe la condiţiile de livrare,
referinţe la condiţiile de plată,
referinţe la condiţiile de transport,
referinţe la condiţiile speciale.
cu text succint: prin aceasta emitentul solicită materiale documentare, din care urmează să se informeze desinestătător.
Cererea de ofertă are următoarea structură:
antetul;
data şi numărul scrisorii;
adresa destinatarului;
denumirea scrisorii (neobligatorie) ;
obiectul scrisorii;
formula de apel;
textul scrisorii
introducerea;
conţinutul:
descrierea sub aspectul calităţii a produsului sau a serviciului;
referinţe la calitate,
referinţe la condiţiile de livrare,
referinţe la condiţiile de plată,
referinţe la condiţiile de transport,
referinţe la condiţiile speciale.
formula de încheiere;
formula de rămas-bun;
funcţia, semnul, ştampila emitentului.
Cerinţele unei cereri de ofertă:
scopul- bine definit;
scopul fundamental este de a obţine informaţii;
text clar, concis, precis;
tonul textului trebuie să denote politeţea.
15) Scrisoarea publicitară este o formă de stabilire a relaţiilor dintre un producător şi public. Principiile de întocmire a scrisorii publicitare sunt:
aspectul plăcut şi atractiv;
uneori este însoţit de imagini;
între imagine şi text trebuie să fie o concordanţă;
să fie sugestivă;
titlul, dacă există, trebuie să fie şocant;
textul scris în stil familiar, concis;
utilizarea prenumelor personale la persoanaII predomină;
sunt utilizate formele de imperativ;
sunt folosite întrebări retorice;
sunt utilizate imagini artistice;
17) Formula AIDA (Atenţie, Interes, Dorinţă, Acţiune.) Altfel spus, o bună scrisoare de vânzare trebuie:
să câştige atenţia cititorului;
printr-un apel la interesul lui personal,
printr-o ştire de senzaţie de ultima oră;
să-i trezească şi să-i capteze interesul;
aici se răspunde concret şi satisfăcător la întrebările: Ce este aceasta?, cum îi poate fi de folos? Şi de ce şi-ar pierde timpul citind-o?;
să-i aprindă dorinţa pentru ceea ce-i propune scrisoarea;
sublinierea avantajului pe care îl aduce clientului produsul/serviciul, ce înseamnă produsul pentru el, pentru afacerea lui, pentru familia sau viaţa lui personală.
să-l îndemne la acţiune în direcţia sugerată de scrisoare.
18) Comanda este actul economic şi juridic demarat de către consumator cu scopul furnizării unei mărfi sau executării unui serviciu, specificându-se cantitatea, calitatea (sau alte caracteristici ale bunului sau serviciului) , condiţiile de plată, termenul de livrare, modul de efectuare a plăţii etc. Comanda trebuie să cuprindă toate datele necesare furnizorului pentru executarea ei: să aibă un termen de valabilitate, să poarte semnăturile celor care pot angaja unitatea ş.a.
Comanda are următoarea structură:
antetul;
data şi numărul scrisorii;
adresa destinatarului;
denumirea scrisorii (neobligatorie) ;
obiectul scrisorii;
formula de apel;
textul scrisorii
introducerea;
conţinutul:
cantitatea, exprimată în număr;
descrierea exactă a produsului;
preţul unitar al fiecărui articol şi suma totală a comenzii;
locul şi modul de livrare cu datele complete.
formula de încheiere;
formula de rămas-bun;
funcţia, semnul, ştampila emitentului.
Tipurile de comenzi:
Comanda fermă este similară cu încheierea unui contract şi ţine locul acestui act. Ea trebuie să repete, în mod obligatoriu, toate condiţiile de ofertă sau pe cele negociate anticipat cu furnizorul şi anume:
obiectul comenzii, cu descrierea sa detaliată şi exactă;
cantitatea/numărul produselor;
calitatea dorită;
ambalajul şi marcajul dorit;
preţul unitar sau/şi total;
condiţiile de livrare conform regulilor;
locul şi data livrării/recepţiei;
condiţiile de plată;
modalitatea de transport şi documentele de transport;
termenul de livrare;
alte instrucţii şi precizări.
Comanda de probă se scrie cu scopul solicitării unei mărfi pentru a fi testată. Cumpărătorul are dreptul să returneze marfa pe propria cheltuială, dacă aceasta nu-l satisface. Într-o astfel de comandă, solicitantul va lua în considerare, totodată, condiţiile ofertantului, menţionându-le în scrisoare:
termenul de reţinere a produsului;
cauzele/condiţiile returnării produsului;
modul şi condiţiile de plată pentru produs;
modalitatea de transportare etc.
În comenzile de modificare, solicitantul cere modificarea unora din condiţiile de ofertă. În acest caz, este necesară confirmarea de acceptare integrală, care trebuie să fie expediată de furnizor în cel mai scurt timp.
În comanda repetată se solicită mărfuri sau servicii identice cu cele din comanda fermă sau din cea precedentă; se specifică numărul acesteia. În ea solicitantul mai poate atenţiona furnizorul, cerându-i să respecte unele condiţii ori clauze prevăzute în contract sau în comanda fermă (dacă e cazul) .
19) Scrisoarea în legătură cu executarea comenzii.
Indiferent de care este situaţia furnizorul poate sau nu poate executa comanda, el este obligat să răspundă la scrisoarea de comandă printr-o altă scrisoare. În legătură cu executarea comenzii există mai multe tipuri de scrisori:
de confirmare:
integrală,
parţială,
de refuz;
de amînare (scrisă de furnizor) ;
de anulare (scrisă de client)
20) Reclamaţia este o scrisoare prin care emitentul îşi exprimă nemulţumirea în legătură cu unele lipsuri, deficienţe în ceea ce priveşte îndeplinirea obligaţiunilor de către partenerii de afacere. Ea prezintă o modalitate de soluţionare a litigiului apărut între partenerii de afacere. Poate fi scrisa de clien, furnizor, producător.
Motivele unei reclamaţii pot fi diferite:
calitatea nesatisfăcătoare a produsului, serviciului;
neconformitatea mărfurilor contractate cu cele livrate;
deteriorarea unor produse;
cantitatea insuficientă;
nerespectarea termenului de livrare;
nerespectarea ambalajelor;
pagube şi pierderile provocate de timpul transportării;
erori privind preţul, factura, neachitarea notei de plată, etc.
Tipurile de reclamaţii:
reclamaţii din partea clientului;
reclamaţii din partea furnizorilor, producătorilor:
somaţia I;
somaţia II;
somaţia III.
21) Somaţia este reclamaţia furnizorului, o scrisoare oficială prin intermediul căreie furnizorul îi cere clientului îndeplinirea obligaţiunilor pe care şi le-a angajat faţă de el.
22) Scrisoarea de remediere este o scrisoare de răspuns la reclamaţie, prin care emitentul, responsabil pentru dilemele cauzate, dea nişte explicaţii
23) În relaţiile de afaceri atît furnizorul cît şi beneficiarul de produse sau servicii, au nevoie de materiale documentare de informaţii unul despre celălat. Referitor la produsele, serviciile pe care le poate oferi o întreprindere, informaţia se adună din sursele interne ale întreprinderii şi externe, prin intermediul: solicitărlori de referinţe, cererilor de ofertă prin care se solicită eşantioane, prospecte etc
Drept surse de informare din interior pot servi:
informaţii despre tipurile de produse, servicii oferite;
informaţii despre calitatea şi preţurile acestora, extrase din pliante, cataloage, liste de preţuri, ş.a., care pot fi puse la îndemîna solicitantului de către firmă, precum şi din rapoartele privind desfacerea mărfurilor.
Drept surse de informare din exterior pot servi:
date statistice oficiale;
informaţii parvenite din publicaţiile unităţii;
de la partenerii de afaceri actuali sau anteriori ai întreprinderii respective.
Solicitarea de referinţe este o scrisoare personală adresată unui destinatar concret, fiind constituită din aşa elemente cum sunt.
antetul;
data şi numărul scrisorii;
ocazional deasupra adresei destinatarului se plasează menţiunile: „Confidenţial”, „Strict confidenţial”;
adresa destinatarului;
formula completă de adresare: cu titlurile şi numele adresantului;
textul scrisorii
motivarea solicitării informaţiilor despre firmă: menţiunea asupra unităţii economice despre care se cer referinţe (denumirea sau anexa unui document/scrisoare privind unitatea în cauză; scopul întreprinderii care solicită) ;
temeiul menţiunii (a desfăşurat afaceri mulţi ani cu unitatea în cauză, o cunoaşte din anumite situaţii etc.) ;
solicitarea informaţiilor asupra societăţii / firmei respective (despre cifra de afaceri, starea financiară, capacitatea de plată, reputaţia, solvabilitatea, practicile comerciale etc.) ;
asigurarea confidenţialităţii informaţiilor.
formula de salut / de mulţumire;
semnul emitentului;
menţiuni speciale.
Solicitarea de referinţă poate fi adresată unor agenţii de informare specializate, unor firme citate drept surse de informare de către potenţialul partener.
Scrisoarea de răspuns la solicitarea de referinţe poate cuprinde referiri la starea financiară a unei companii sau anunţă expedierea materialului solicitat. În funcţie de gradul de onorabilitate a unităţii economice respective, răspunsul poate fi: favorabil (pentru firma care se bucură de o reputaţie bună în domeniul comercial) ; evaziv (când solvabilitatea firmei este dubioasă sau situaţia economică creată îi limitează posibilităţile de activitate) ; defavorabil (când firma în cauză a adus prejudicii cuiva în timpul desfăşurării relaţiilor comerciale) ; total nefavorabil (când competenţa şi onorabilitatea firmei respective sunt foarte proaste, iar activitatea ei a avut un declin rapid) .
Scrisoarea de răspuns trebuie redactată cât mai scurt, relansându-se numai informaţii adevărate şi verificabile. Pot fi utilizate date statistice referitoare la activitatea firmei, la constituirea ei, la numărul de angajaţi, la evoluţia acesteia în ultimii 2-3 ani (cifra de afaceri, câştigul) , la capacitatea de plată, modul de solvabilitate, la onorabilitatea şi competenţa angajaţilor etc.
Textul scrisorii trebuie să conţină cel mult 3-4 paragrafe:
referirea la scrisoarea destinatarului;
prezentarea datelor şi a informaţiilor solicitate despre unitatea respectivă;
expunerea părerii afirmative sau defavorabile privind eficacitatea relaţiilor cu firma în cauză;
formula de încheiere.
Notă: Atunci când scrisoarea este confidenţială, numele firmei nu se indică în textul scrisorii, ci pe o foaie anexată. Scopul acestei tratări este de a nu divulga numele ei, dacă scrisoarea ar putea fi citită şi de altcineva.
24) Contractul este un acord (act, înscris, convenţie) , ca urmare a înţelegerii între două sau mai multe persoane (fizice sau juridice) , pentru crearea, modificarea sau stingerea unor drepturi şi obligaţii în relaţiile dintre ele.
Un contract se consideră încheiat dacă toate părţile au ajuns la un acord privind clauzele esenţiale ale lui. Persoana care încheie un contract se numeşte contractat.
Contractul poate fi modificat sau reziliat numai în conformitate cu clauzele lui sau prin acordul părţilor.
Conţinutul unui contract comercial trebuie să cuprindă:
Denumirea mărfii;
Cantitatea mărfii;
Calitatea mărfii;
Tipul şi preţul ambalajului;
Marcarea ambalajului;
Clauze privind stabilirea preţului în contracte;
Clauze privind condiţiile de livrare şi de plată;
Clauze privind termenul de livrare şi condiţiile de plată.
Structura contractului:
Titlul contractului:
Specificarea locului de încheiere şi data:
Numele şi prenumele Beneficiarului, precedat (în cele mai dese cazuri) de cuvântul „subsemnatul”/„subsemnaţii”; actul invocat, numele şi prenumele executantului:
Domiciliul, seria şi nr. buletinului de identitate, locul şi data naşterii:
Obligaţiile executantului (prin enumerare) :
Stipularea termenului de executare a lucrărilor:
Indicarea obligaţiilor beneficiarului:
Clauza ce specifică drepturile Beneficiarului în caz de nerespectare de către Executant:
a termenului de executare;
a calităţilor respective a lucrărilor
Semnăturile şi adresele părţilor
În funcţie de obiectul operaţiunii comerciale, contractele pot fi: De arendă; de împrumut; de vînzare-cumpărare; de antrepriză; de recesiune; de executare de lucrări, de depozit, de reprezentare comercială, de transport, de expediţii internaţionale, de turism etc.
Clauza condiţii de livrare presupune următoarele obligaţiuni:
obligaţia vânzătorului de a livra şi pe cea a cumpărătorului de a prelua şi a plăti marfa;
modul de suportare a cheltuielilor de ambalare care revin, în cele mai dese cazuri, vânzătorului, cu excepţia cazului în care mărfurile se livrează neambalate;
obligaţia vânzătorului de a efectua toate operaţiile aferente controlului calitativ şi cantitativ (şi a suporta cheltuielile) , în scopul de a pune marfa la dispoziţia cumpărătorului conform condiţiilor contractuale;
stabilirea locului de trecere a cheltuielilor şi, respectiv, a riscurilor de la vânzător la cumpărător;
obligaţia vânzătorului de a-l aviza pe cumpărător că marfa a fost pusă la dispoziţia acestuia. În cazul în care angajarea mijlocului de transport îi revine cumpărătorului, acesta este obligat de a-l aviza pe vânzător asupra condiţiilor în care marfa urmează să fie predată persoanei desemnate;
obţinerea documentelor legate de livrare şi a altor documente aferente transportului: autorizaţie, certificat de origine, factură etc.;
organizarea vămuirii şi plata taxelor vamale.
Clauzele privind condiţiile de plată se vor referi la determinarea:
locului de plată;
termenului de decontare a preţului;
modalităţilor de plată;
monedei în care se va efectua plata;
garanţiei oferite de cumpărător;
documentelor ce atestă livrarea mărfii.
25) C.V-ul: este o scrisoare cu destinaţie specială care conţine informaţii referitor la nume, prenume, data şi locul naşterii, adresa domiciliului, na-ionalitatea, starea civilă, studiile şi experienţa de lucru.
Starea civilă, numele şi prenumele, adresa. numărul de telefon, data naşterii, naţionalitatea şi cetăţenia, situaţia familială, serviciul militar / situaţia militară, studii, formare profesională, experienţă profesională, limbi străine, abilităţi, activităţi extraprofesionale, preferinţe.
Cererea
Procesul verbal
26) Termenologia utilizată în C.de af.
27) Redactarea scrisorii de afaceri
28) Redactarea enunţurilor cu greşeli de exprimare
Continuare> Tema ? > 31/01/2011
Minuta – este un document în care sunt consemnate hotărîri luate în cadrul unei consfătuiri, al unei întîlniri de lucru, unor tratative, etc. Se redactează în scris și se semnează de către o persoană sau un colectiv special desemnat. El se aseamănă cu procesul-verbal dar se deosebește prin: deosebirile față de proces-verbal:
constatările făcute printr-o minută cuprind o situație la un moment dat cu o propunere sau o acțiune întreprinsă;
minuta are un caracter intermediar de trecere de la o constatare la alta, de la o etapă la alta;
are un caracter parțial ce urmează a fi întregit ulterior prin completări.
Minuta este folosită în unitățile social-economice pentru rezolvarea problemelor în următoarele situații:
ca document preliminar de înțelefer relegere între delegațiile unităților, încercarea acestora de a rezolva probleme de in
în scopul de a constata discuțiile și înțelegerile dintre delegațiile unităților cu ocazia încheierii unui contract econimic
ca document încheiat la recepționarea parțială a unor lucrări sau servicii.
Încheierea este un act oficial în care se consemnează hotărîrile finale luate în cadrul ședinței cu ocazia unei constatări. Încheierea notarială este forma procedurală întocmită de către notar în care se constată efectuarea actelor notariale și încheierea judecătorească este întocmită de către organele justiției.
Referatul este un document care reflectă în rezumat informațiile de bază ale unor documente primare , lucrare curentă – în care sunt przentate date curente, date și aprecieri în legătură cu o anumită problemă, precum și propuneri de modificare a situației existente. Este specific corespondenții interne. Activitatea de cercetare științifică și informațională, referatul ca document secundar științific reflectă tematica documentului primar la care se referă metodele, premisiile teoretice de bază și obiectivele cercetării. Pot cuprinde scheme, grafice și tabele. Prin referate se propun soluții tehnice și organizatorice în vederea optimizării muncii.
Elementele obligatorii ale referatului sunt:
titlul
numărul și data
numele și calitatea celui care întocmește referatul
propunerile
formula de încheiere
semnătura precedată de funcția celui care întocmește.
Raportul cuprinde o expunere de regulă în scris cu privire la îndeplinirea unei sarcini sau atribuții de serviciu, semnalarea unor stări de lucru, prezentarea situații activității într-un compartiment de muncă. Constatările concrete pe marginea problemelor abordate se prezintă în aliniate separate și numerotate, nu necesită în mod obligatoriu un răspuns sau o aprobare.
Raportul de control – reflectă rezultatele controlului de recepție ale cărui date sunt folosite la informarea compartimmetntel interesate și a furnizorului. Elementele obligatorii ale unui raport: titlul raport urmată de obiectul controlului și perioada în care a avut loc acesta;
numele și calitatea persoanei care au efectuat controlul, actul normativ , ordinul, delegația pe baza căruia a fost efectuat controlul, numele și calitatea persoanei care a semnat documentul (ordinul sau dispoziția) pentru efectuarea controlului
constatările pe marginea problemelor prezentate
propunerile urmînd aceeași ordine ca și constatările
formula de încheiere și semnăturile
Darea de seamă – documentul care cupriunde expunerea și analiza activității sunt unități economico-sociale, întreprinderi, organizații obștești, organ de conducere colectivă într-o anumită perioadă. Darea de seamă este prezentată de către conducere în fața colectivului de salariați sau de acționari în adunarea generală, în ședința de analiza a muncii sau ședința lunară, trimestrială, anuală. Se întocmește pe baza rapoartelor de activitate prezentate de compartimentele subordonate și a informațiilor organelor de conducere. Prezentarea se face în spirit analitic confruntîndu-se sarcinile prezentate în planul de activitate cu datele concrete ale realizărilor obținute. Se analizează atent lipsele și cauzele acestora, greutățile întîmpinate și se fixează sarcini concrete pentru etapa următoare. În adunarea generală după citirea dării de seamă se fac completări. Principalele tipuri de dări de seamă ăntocmite de către ăntreprindere sunt:
darea de seamă anuală – un ansamblu de dări de seamă statistice și contabile care reflectă îndeplinirea planului anual de activitate a întreprinderii, care caracterizează printr-un număr de indicatori activitatea economico-socială desfășurată.
darea de seamă contabilă – este lucrarea contabilă de sinteză întocmită periodic de către întreprindere
darea de seamă statistică – document oficial întocmit într-o formă tipizată pe baza documentației primare a evidenței contabile, prin care unitățile raportează periodic indicatorii privind îndeplinirea sarcinilor de plan.
Darea de seamă cuprinde:
titlu darea de seamă șși se specifică a cui activitate se prezintă
perioada
introducerea
obiectivele conform planului de activitate
analiza activității pe perioada dată
realizările
lipsurile și cauzele lor
concluziile și propunerile.
Darea de seamă poate fi internă(cuprinde analiza activității proprii pe o anumită perioadă) și externă (care cuprinde centralizarea datelor unităților subordonate).
